Organizacja zagranicznego wyjazdu może być banalnie prosta – wystarczy kupić jakąś wycieczkę all inclusive w renomowanym biurze podróży. Co jednak, jeśli mamy ochotę na nietypowy wyjazd lub musimy zaplanować służbową delegację za granicę samodzielnie? Nic trudnego, o ile będziemy pamiętać o kilku kluczowych sprawach do załatwienia.
Miejsce, charakter i cel
Organizacja zagranicznego wyjazdu – pierwszym krokiem w planowaniu każdej podróży jest wybór miejsca docelowego oraz określenie charakteru i celu tego wyjazdu. W różnych krajach obowiązują bowiem odmienne przepisy, do których musimy się dostosować, np. szczepienia konieczne przed wylotem do Afryki. Jeśli organizujemy wyjazd służbowy, to będziemy zwracać uwagę na inne szczegóły, niż w przypadku wycieczki krajoznawczej. Warto znać również długość i przewidywany termin naszego wyjazdu zagranicznego, aby nie zaskoczyły nas zastane warunki pogodowe.
Organizacja zagranicznego wyjazdu – zakwaterowanie i wyżywienie
To jedna z podstawowych kwestii – musimy mieć gdzie spać i co jeść. Jeśli planujemy nocować w hotelu, to warto zorientować się zawczasu, czy posiada on restaurację i jakie oferuje menu. Sprawdźmy również, czy w jego niedalekim sąsiedztwie znajdują się inne dostępne punkty gastronomiczne. Często bywa tak, że te najbliższe są zlokalizowane kilkanaście kilometrów od miejsca zakwaterowania. Znacznie ogranicza swobodę w kwestii wyżywienia i skazuje nas na jadłodajnię hotelową, która jest zazwyczaj dużo droższa, niż inne restauracje.
Udając się zwłaszcza do krajów egzotycznych, szalenie ważne jest picie wody z zamkniętej butelki. Nalewanie kranówki na wyjeździe zagranicznym może skończyć się dla nas rozstrojem żołądka. A nawet pobytem w szpitalu, jeśli złapiemy przez to jakąś bakterię. Warto być też ostrożnym zamawiając jedzenie na ulicy. Nasze europejskie brzuchy mogą źle tolerować obcą kuchnię, do której nie jesteśmy przyzwyczajeni.
W sprawie zakwaterowania najlepiej bezpośrednio skontaktować się z hotelem, który odpowie szczegółowo na wszystkie nasze pytania i rozwieje wątpliwości. Nie wszystkie miejsca noclegowe będziemy mogli zabookować online. Jeśli znajdziemy coś, co wpadnie nam w oko, to sprawdźmy dostępność przed wyjazdem. Przedyskutujmy również od razu kwestię rezerwacji, warunki jej anulacji lub zmiany oraz przedpłaty.
Podróż
Jeśli wybierzemy podróż samochodem, to musimy zapewnić sobie możliwość odpoczynku podczas długiej trasy. Możliwe, że konieczny będzie nawet nocleg po drodze. Tego problemu nie będziemy mieć podróżując autokarem, pociągiem czy samolotem. W tych przypadkach jednak uzależnieni będziemy od terminów obsługi połączeń z miejscem docelowym. Rezerwacji środka transportu należy dokonać z wyprzedzeniem. Nie czekajmy na last minute, bo jeśli się nie pojawi, to będziemy ugotowani, a nasz długo planowany i wyczekany wyjazd stanie pod znakiem zapytania.
W przypadku połączeń lotniczych generalną zasadą jest, że im wcześniej, tym taniej. Jeśli będziemy lecieć z przesiadką, to zapewnijmy sobie przynajmniej 90 minut czasu na międzylądowanie. 60-minutowa przesiadka we Frankfurcie czy Monachium może zakończyć się spóźnieniem i sporymi problemami. Niezależnie od tego, jaką opcję wybierzemy, zapoznajmy się z wymogami przewoźnika w zakresie bagażu. Szczególnie w przypadku podróży lotniczej, bo ceny dopłat za nadbagaż bywają zabójcze.
Z wizą czy bez?
Aby dowiedzieć się, czy do wyjazdu potrzebna będzie nam wiza, wystarczy zasięgnąć informacji na stronach internetowych placówek dyplomatycznych RP lub w serwisach konsularnych. Możliwy jest również bezpośredni kontakt z przedstawicielstwami dyplomatycznymi kraju docelowego, które zlokalizowane są na terenie Polski, a głównie w Warszawie. Istnieją też wyspecjalizowane firmy zajmujące się w załatwianiem formalności dotyczących uzyskania wizy od A do Z. Jeśli zdecydujemy się jednak ogarnąć ten temat samodzielnie, to musimy uzbroić się w cierpliwość i przygotować na spore nerwy. Szczególnie, jeśli wybieramy się do Indii.
O wydanie wizy wnioskuje się do odpowiedniej placówki dyplomatycznej interesującego nas kraju, która znajduje się na terenie Polski. Często warunkiem uzyskania wizy jest potwierdzona lub opłacona wcześniej rezerwacja hotelu wraz z opłaconym biletem (np. lotniczym). Zdarza się, że musimy też oświadczyć, iż będziemy dysponować odpowiednią ilością gotówki na wyżywienie. Aby uzyskać wizę, niezbędny będzie paszport, którego ważność będzie dłuższa niż 6 miesięcy od dnia opuszczenia kraju. Choć te wymagania mogą być różne w zależności od miejsca, do którego się udajemy. Jeśli nasz paszport ma krótszy termin ważności, to mamy spory problem. Wyrobienie nowego może zająć nawet kilka miesięcy. Istnieje co prawda możliwość przyspieszenia procedury, ale tylko w uzasadnionych przypadkach.
Przygotujmy się też na opłatę wizową. Jeśli jest to konieczne, to musimy załatwić także wizę tranzytową. Aby spać spokojnie, w niektórych przypadkach kompletny wniosek wizowy musimy złożyć nawet na kilka miesięcy przed planowanym przekroczeniem granicy! Może się okazać, że nie będziemy potrzebować wizy, a dokument wjazdowy wydany zostanie nam na granicy lub lotnisku docelowym na podstawie dowodu osobistego. Jego minimalny termin ważności może być kluczowy dla otrzymania takiego dokumentu. Jeśli nie spełnimy tego wymagania – pozostanie nam powrót do domu. Najlepiej sprawdzić tę informację bezpośrednio w konsulacie lub ambasadzie kraju docelowego w Polsce.
Szczepienia
Wyjazdy do wielu krajów wiążą się z odbyciem szczepień obowiązkowych, bez których możemy w ogóle nie otrzymać wizy lub zgody na podróż. Istnieją również listy szczepień zalecanych, o których więcej można przeczytać na stronie internetowej Głównego Inspektoratu Sanitarnego lub w dokumencie o nazwie “Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 16 września 2010 r. w sprawie wykazu zalecanych szczepień ochronnych oraz sposobu finansowania i dokumentowania zalecanych szczepień ochronnych wymaganych międzynarodowymi przepisami zdrowotnymi”.
Waluta
Aby swobodnie poruszać się za granicą, musimy mieć przy sobie pewną określoną kwotę pieniędzy w gotówce. Najlepiej również trochę monet (np. na automaty vendingowe z jedzeniem i napojami). Musimy sprawdzić, jaką walutą możemy rozliczać się w kraju docelowym. Choć w wielu państwach to nie problem skorzystać z karty bankowej, to często narażamy się w ten sposób na spore prowizje i niekorzystny kurs wymiany przeliczany przez bank. Taniej będzie mieć przy sobie gotówkę w lokalnej walucie, którą wymieniliśmy w kantorze jeszcze w Polsce.
Organizacja zagranicznego wyjazdu – prawo i dobre obyczaje
Nieznajomość prawa szkodzi – nie tylko w Polsce. Aby nie napytać sobie biedy, musimy być świadomi tego, co w miejscu naszego wakacyjnego pobytu jest dozwolone, a co zakazane. Również niektóre zachowania, które są społecznie akceptowane w Polsce, mogą być obrazą dla lokalnych mieszkańców, dlatego warto przemyśleć tę kwestię przed podróżą i poszukać więcej informacji na ten temat.
Ubezpieczenie
Często nie przykładamy do niego wagi, a jest ono szalenie ważne. Jeśli z jakichś powodów trafimy podczas podróży zagranicznej do szpitala, to ten może nawet odmówić leczenia z uwagi na nasz brak ubezpieczenia. Może nas też przyjąć i udzielić pomocy, a po hospitalizacji wystawić rachunek, który uczyni z tego wyjazdu najdroższe wakacje życia. Nie warto ryzykować i narażać się na takie nieprzyjemności z powodu polisy turystycznej, która wcale nie jest bardzo droga.
Na terenie krajów Unii Europejskiej (UE) oraz Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA) można korzystać z opieki medycznej za darmo, bo jej koszt pokryje NFZ. Wystarczy przed wyjazdem wyrobić sobie Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego. Istnieją jednak pewne wyjątki, ponieważ zakres świadczeń w danych krajach różni się od siebie. Szczegółowy wykaz znajduje się na stronie internetowej Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ).
Planując wyjazd za granicę warto kierować się przedstawionymi powyżej zasadami i nie pozostawiać niczego przypadkowi. Zwłaszcza, jeśli nasza podróż będzie bardzo daleka i w razie kłopotów będziemy zdani wyłącznie na siebie. Dobrze zorganizowany wyjazd to taki, który nie spędza nam snu z powiek, dlatego warto poświęcić trochę czasu i dopiąć wszystko na ostatni guzik.
