Wydawać by się mogło, że nie ma niczego prostszego, niż wręczenie swojemu rozmówcy naszej wizytówki. Okazuje się jednak, że ta z pozoru nieskomplikowana czynność może wcale nie być tak łatwa do zrobienia. W biznesie również obowiązują zasady savoir vivre. Czym jest wizytówka i jak jej używać? Dowiesz się z tego artykułu!
Czym jest wizytówka?
Wizytówka to w dużym uproszczeniu kawałek grubszego, prostokątnego papieru, na którym znajdują się nasze dane kontaktowe. Możemy podzielić je więc na wizytówki prywatne i służbowe. O ile te pierwsze charakteryzować się mogą większym luzem w zakresie rozmiaru, czcionki czy koloru, o tyle te drugie podlegają już większym wymogom formalnym, więc skupimy się na nich.
Właściwy rozmiar
Najczęściej spotykanym rozmiarem wizytówek jest 5cm x 9cm. Zdecydowana większość dostępnych na rynku wizytowników, czyli specjalnych etui na wizytówki, jest skrojona właśnie pod ich kątem. Niestandardowe wymiary mogą być czymś, co bardzo nas wyróżni lub odwrotnie – przyczynić się do tego, że nasza wizytówka zostanie szybko zgubiona lub zapomniana. W relacjach biznesowych, zwłaszcza wysokiego szczebla warto trzymać się klasyki i skorzystać ze standardowego i sprawdzonego rozwiązania.
Co musi znajdować się na wizytówce?
Dobrze zaprojektowana wizytówka musi być przede wszystkim czytelna, dlatego zamieszczamy na niej tylko niezbędne dla nas dane kontaktowe. Podawanie swojego numeru telefonu wcale nie jest obowiązkowe i jeśli nie życzysz sobie takiej formy kontaktu, to nie umieszczaj go na nich. W wielu firmach wizytówki służbowe zawierają jedynie imię, nazwisko, zajmowane przez daną osobę stanowisko oraz dane kontaktowe do głównej siedziby firmy.
W obecnych czasach, zwłaszcza wśród młodych i idących z duchem czasu przedsiębiorców, bardzo popularne jest umieszczanie na wizytówkach namiarów na konta firmowe w najpopularniejszych mediach społecznościowych oraz kodów QR, które po zeskanowaniu przekierują zainteresowanych na stronę www firmy.
Materiał, kolor i czcionka
Projektując wizytówkę należy zadbać o to, aby przede wszystkim pasowała do rodzaju wykonywanej przez nas działalności. Każda branża ma bowiem swoje cechy charakterystyczne i warto wziąć pod uwagę upodobania naszych przyszłych partnerów biznesowych lub potencjalnych klientów.
Dobór odpowiednich kolorów, kroju liter, a nawet rodzaj papieru będą miały znaczący wpływ na jej finalny wygląd i odbiór. Drukarnie oferują obecnie cały szereg uszlachetnień, takich jak wypukłe litery, metalizowane elementy, czy wycinane ażury. Bardzo modne stają się również wizytówki drukowane na papierze ekologicznym, który dostępny jest w wielu kolorach i gramaturach.
Wizytówki i biznesowy savoir vivre
Odpowiednie posługiwanie się wizytówkami w sytuacjach biznesowych wymaga znajomości kilku podstawowych zasad. Wymieniamy się nimi na początku lub najczęściej na końcu spotkania. Inicjatorem tej wymiany jest zawsze osoba starsza od nas lub stojąca wyżej w hierarchii zawodowej. Jeśli otrzymamy od rozmówcy wizytówkę, jesteśmy zobowiązani podać mu naszą. Róbmy to w sposób, który umożliwi jej przeczytanie od razu po przekazaniu.
Otrzymaną wizytówkę obejrzyjmy i połóżmy przed sobą na stole. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy znajdujemy się na spotkaniu w restauracji – wtedy na stół jej nie odkładamy. Natychmiastowe schowanie wizytówki zaraz po jej wręczeniu przez naszego rozmówcę to spore faux pas. Zwłaszcza, gdy otrzymaną wizytówkę schowamy do kieszeni. Obchodźmy się więc z nimi z szacunkiem i schowajmy do eleganckiego wizytownika lub chociaż kalendarza.
Jeśli na wręczonej nam wizytówce nie ma numeru telefonu – nie prośmy o niego. To celowy zabieg. Jeśli nasz rozmówca będzie życzyć sobie kontaktu telefonicznego, może dopisać swój numer ręcznie, ale sami nie piszmy po otrzymanych wizytówkach.
Przygotuj się na różne sytuacje
Miej zawsze w zanadrzu dwie lub nawet trzy wersje swojej wizytówki. Jedną z ogólnymi danymi kontaktowymi firmy, imieniem, nazwiskiem i służbowym adresem email. Takiej używa się, gdy nie chcemy mieć kontaktu telefonicznego z rozmówcą. Drugiej wersji, z naszym numerem telefonu użyjemy, gdy kontakt telefoniczny będzie z naszej strony akceptowany i oczekiwany. Trzecia wersja zawierać może prywatne dane osobowe, które wręczymy rozmówcy w celu nawiązania bliższej relacji.
Posiadanie wizytówki jest koniecznością w kontaktach biznesowych. Dobrze zaprojektowana graficznie i starannie wykonana będzie bardzo dobrze świadczyć o naszej pracy i jakości usług naszego przedsiębiorstwa Stawiajmy na profesjonalizm, przestrzegajmy ustalonych zasad i pokazujmy, że biznesowy savoir vivre nie jest nam obcy.
