Obowiązki zawodowe i prywatne często zajmują nam sporo czasu. Nasze marzenia spychamy więc na dalszy plan, ponieważ nie możemy znaleźć na nie miejsca w naszym napiętym grafiku. Istnieje jednak sposób na to, aby je spełnić. Musimy przejść do działania i nauczyć się skutecznego planowania. Sprawdź, co musisz wiedzieć.
Wszyscy pełnimy w życiu wiele ról, które staramy się pogodzić. Każdego dnia musimy dokonywać wyborów, co będziemy robić i jak wykorzystamy swój czas. Marzenia często odkładamy na później, ponieważ praca i obowiązki domowe stanowią dużą część naszego życia. Aby realizacja naszych celów zakończyła się sukcesem, musimy dobrze planować i organizować swoje działania. Przede wszystkim umiejętnie zarządzać sobą w czasie. Sprawdź, co musisz wiedzieć na ten temat.
Jak ustalać plany i marzenia?
Jeśli nam na czymś zależy, to nigdy nie powinniśmy odpuszczać. Wszystkie cele, które zamierzamy zrealizować wymagają jednak porządnego planowania. Od naszych umiejętności zarządzania sobą i czasem będzie zależało, czy uda nam się spełnić marzenia. Zarówno te związane z karierą, rodziną czy rozwojem osobistym.
Naszych pomysłów nie powinniśmy trzymać wyłącznie w głowie. Zapisywanie planów w formie list zadań do wykonania jest bardzo skuteczną metodą ich organizowania. Możemy robić to w papierowym kalendarzu czy planerze, ale także w aplikacji na smartfonie czy komputerze. Najważniejsze jest to, abyśmy nigdy nie tracili ich z oczu.
Dzielenie celów na mniejsze etapy pozwoli nam łatwiej wygospodarować czas na ich wykonanie. Mniejsze możemy także łączyć ze sobą, na przykład w większe projekty. Nie bez znaczenia jest także wyznaczanie sobie deadline’ów, dzięki którym nie będziemy przekładać ich w nieskończoność.
Raz w tygodniu dobrze jest przyjrzeć się swoim dotychczasowym postępom, zaktualizować listy zadań i w razie potrzeby dokonać ich modyfikacji. Utrzymywanie wysokiej motywacji i skupianie się na wizji sukcesu przekłada się bowiem na nasze zaangażowanie. Bez poświęcenia, wysiłku i determinacji nie uda nam się spełnić marzeń.
Metoda SMART, czyli jak dobrze wyznaczać cele
Planowanie tego, co chcemy osiągnąć jest pierwszym krokiem do naszego sukcesu. Zbyt rozległe, niedokładnie sprecyzowane cele mogą bowiem negatywnie wpłynąć na naszą skuteczność w działaniu. Najważniejsze jest więc ich umiejętne, szczegółowe i konkretne określenie.
Dobrze wyznaczony cel, zgodnie z zasadami metody SMART, powinien spełniać 5 warunków. Musi być:
- Skonkretyzowany (ang. Specific) – dokładny i jasny do zrozumienia
- Mierzalny (ang. Measurable) – możemy weryfikować stopień jego realizacji
- Osiągalny (ang. Achievable) – realny i możliwy przez nas do wykonania
- Istotny (ang. Relevant) – mieć dla nas znaczenie, aby zależało nam na jego osiągnięciu
- Określony w czasie (ang. Time-bound) – mieć dokładnie określoną datę wykonania, której będziemy przestrzegać
Jak dzielić cele na kategorie?
Organizacja pracy wymaga od nas umiejętnego posługiwania się czasem, skutecznego planowania i rozkładania zadań na mniejsze etapy, jeśli tego wymagają. Dzielenie celów na kategorie ułatwia nam poruszanie się pomiędzy nimi, dokonywanie wyboru, czym po kolei będziemy się zajmować. Możemy pogrupować je dowolnie, ale do podstawowych należą:
- PRACA
- RODZINA
- ZNAJOMI
- ZDROWIE
- PODRÓŻE
- ROZWÓJ OSOBISTY
METODA GTD, czyli jak działać skutecznie
Getting Things Done to metoda organizacji zajęć, której twórcą jest David Allen. Opiera się ona na kolekcjonowaniu zadań, grupowaniu ich w projekty i zarządzaniu poprzez listy do wykonania. Uporządkowanie wszystkich informacji zwiększa naszą produktywność, ponieważ nie musimy zaprzątać sobie nimi głowy, gdy są tak szczegółowo rozpisane.
Kluczowa w metodzie GTD jest także perspektywa, dzięki której możemy patrzeć na nasze listy zadań w kontekście sześciu różnych poziomów:
- bieżące zadania
- bieżące projekty
- obszary odpowiedzialności
- cele roczne
- wizja na 5 lat
- wizja na całe życie
5 etapów metody GTD:
- GROMADZENIE (ang. COLLECTION) – zbieranie zadań i pomysłów w jednym miejscu, które autor metody nazywa “inbox”. Informacje z głowy przenosimy więc do konkretnego koszyka. Może być to fizyczne pudełko czy tacka, ale także komputer lub nośnik pamięci. Umieszczamy w nich najróżniejsze papierowe dokumenty, notatki czy prasę, ale także pendrive’y i płyty CD z plikami multimedialnymi jak e-maile, dokumenty tekstowe i graficzne.
- ANALIZOWANIE (ang. PROCESSING) – informacje zebrane przez nas w koszyku dzielimy na kategorie:
- Zadania do wykonania w mniej niż 2 minuty – należy wykonać je od razu
- Zadania, które wymagają więcej czasu – przenieść do etapu Porządkowanie
- Zadania bez określonego czasu wykonania – dodać do grypy “może kiedyś”
- Zadania, które nie wymagają działania, ale zawarte w nich informacje mogą przydać się później – przenieść do archiwum
- Zadania nie wymagające działania i nie przydatne w przyszłości – usunąć do śmietnika
- PORZĄDKOWANIE (ang. ORGANIZING) – w tej grupie znajdują się wszystkie zadania, których wykonanie zajmie nam więcej niż 2 minuty. Musimy podzielić je więc na bardziej szczegółowe kategorie (tzw. listy zadań):
- projekty – zbiór większej liczby małych zadań
- najbliższe działania – zadania, które musimy wykonać jak najszybciej
- oczekiwane działania – wymagające otrzymania przez nas informacji od innych osób
- kalendarz – gromadzi zadania do wykonania w konkretnym czasie, np. danym dniu, tygodniu lub miesiącu
- PRZEGLĄDANIE (ang. REVIEW) – inspekcja zadań i kalendarza, podczas której możemy dokonywać zmian w zakresie naszych planów, np. przesuwać działania do innych kategorii, dodawać nowe. Robimy to przynajmniej raz w tygodniu.
- REALIZACJA (ang. DOING) – dokonując wyboru, czym będziemy zajmować się w danej chwili, które zadanie z naszej listy wybierzemy, kierujemy się poniższymi wskazówkami:
- w jakiej sytuacji się teraz znajdujemy?
- ile mamy czasu do wykorzystania?
- ile mamy energii do działania?
- jak ważne jest to, co mamy do zrobienia?
Przejście od słów do czynów nie zawsze jest proste, ale bez zrobienia tego trudnego kroku, nigdy nie uda nam się osiągnąć naszych celów. Aby przekuć marzenia w rzeczywistość, musimy chwycić byka za rogi i zacząć skutecznie planować. Dzięki determinacji, sile woli i zaangażowaniu, poradzimy sobie jednak ze wszystkim, a nasze działania nie pójdą na marne. Sukces będzie już tylko kwestią czasu.
